smartDox Workbench
Intelligente Dokumentverarbeitung
Die smartDox-Workbench realisiert effiziente Dokumentverarbeitung mit intelligenten Dokumenten. Navigieren Sie schnell durch für Sie abgestimmt angebotene Vorlagen oder verwenden Sie Filter für eine individuelle Anzeige. In der Session lassen sich alle Dokumente schnell und effizient bearbeiten - sei es durch manuelles einsteuern von Textbausteinen oder automatisiertes befüllen von Platzhaltern. Die Datenübernahme kann durch eine Profilverwaltung weiter vereinfacht und individuell konfiguriert werden kann. Die Ausgabe des fertigen Dokuments kann abschließend entweder auf einem Standard-Ausgabekanal geschehen oder, falls eine umfangreiche Nachbearbeitung erforderlich ist, an das smartDox OMS weitergeleitet werden.
Vorteile
- Zukunftssicher: Die Bearbeitung der Dokumente wird intern über den Office-Standard abgewickelt.
- Einfache Bedienung: Moderne und einfache Oberflächen führen zu einer schnellen Akzeptanz und kurzen Einführungszeiten.
- Zeit einsparen: Mit der Datenübernahmen aus verschiedenen Quellen und dem automatisierten Einfügen von Textbausteinen lassen sich Arbeitsschritte deutlich verkürzen.
- Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung interner oder gesetzlicher Vorgaben.
Funktionen
- Kontextbezogene Bereitstellung von Vorlagen und Bausteinen
- Einfache Navigation und Suche über alle Vorlagen
- Session-basierte Bearbeitung mit WYSIWYG-Vorschau
- Schnelle Befüllung der Platzhalter durch benutzerfreundliches Design
- Verwaltung von Profilen für die automatische Befüllung
- Ausgabe der Dokumente auf Standardkanälen oder Weiterleitung an smartDox OMS
- Mehrsprachige Oberfläche
- Touchfähig und Unterstützung von Tablets
Features
Vorlagenauswahl
In der Vorlagenauswahl können Sie anhand der für Sie berechtigten Arbeitsgebiete durch die Vorlagen navigieren. Zusätzlich werden Schnellfilter verwaltet, die die Verwendung häufig benutzter Vorlagen vereinfachen. Die Vorlagen selbst werden als übersichtliche Liste dargestellt, können aber wahlweise auch als Vorschaubilder angezeigt werden. Zusätzlich kann die interne Struktur einer Vorlage eingeblendet werden. Zu jedem Element ist eine Vorschau verfügbar.
Bearbeitung in der Session
Die Bearbeitung eines Dokuments findet in der Session statt. Durch die übersichtlich dargestellte Dokumentstruktur können Textbausteine schnell und einfach ins Dokument eingefügt oder wieder gelöscht werden. Ebenfalls integriert in die Struktur sind alle verfügbaren Platzhalter, die durch moderne und intuitive Eingabemasken ausgefüllt werden können. Alle Änderungen werden ad hoc in der Live-Vorschau abgebildet, die jederzeit eine WYSIWYG-Ansicht des Dokuments mit den aktuellen Eingaben liefert.
Profilverwaltung
Legen Sie sich Profile für verschiedene Aufgabenbereiche oder Rollen an. Für jedes Profil wird ein individuelles Set an Platzhaltern festgelegt und deren Standardwerte persistiert. Diese Werte können dann in der Session automatisch in die Platzhalter des Dokuments überführt werden. Während der Bearbeitung ist jederzeit ein Wechsel zwischen verschiedenen Profilen möglich, deren Daten dann per Knopfdruck wieder ins Dokument übernommen werden können.
Dokumente speichern
Jederzeit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeit an einem Dokument zu speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Alle gespeicherten Dokumente werden in einer separaten Ansicht angeboten. Um das Wiederfinden bestimmter Dokumente zu erleichtern, steht Ihnen eine umfangreiche Filterverwaltung zur Verfügung. Dazu gehören Standardfilter, wie Suchwörter, Favoriten oder eigene Dokumente, aber auch Zeitstempel und Bearbeiter lassen sich einstellen. Zu guter Letzt können Sie jede beliebige Filterkombination als Profil ablegen. Über die Einträge der Dokumentliste lassen sich die Dokumente dann wieder in der Session öffnen, in der Sie Ihre Arbeit fortsetzen können.
