smartDox OMS
Flexibles Ausgabemanagement
Das Plug-In basierte Output Management System (OMS) bietet innovative Lösungen für die Aufgaben der Nachverarbeitung. Jedes Plug-In bietet gezielte Funktionalitäten aus einem der Bereiche „Aufbereitung“, „Transformation“ und „Ausgabe“. Durch die gezielte Kombination der verschiedenen Plug-Ins lässt sich der Ausgabeprozess individuell anpassen. Reichern Sie Ihre Dokumente mit zusätzlichen Informationen an, um die automatisierte Weiterverarbeitung oder die Rückläuferanalyse sicherzustellen. Steuern Sie je nach Dokument oder Vorgang unterschiedliche Ausgabekanäle an, die Sie anhand von Steuerdaten im Dokument selbst oder für sich standardmäßig konfigurieren. Dabei können Sie alle Dokumente in die jeweiligen für den Ausgabekanal benötigten Formate überführen.
Vorteile
- Zukunftssicher: Einzelne Ausgabefunktionen können in Form von Plug-Ins per Konfiguration bei Bedarf angepasst, ergänzt oder ausgetauscht werden.
- Einfache Bedienung: Moderne und einfache Oberflächen führen zu einer schnellen Akzeptanz und kurzen Einführungszeiten.
- Zeit einsparen: Durch flexibles Kombinieren und Automatisieren von Ausgabefunktionen lassen sich Arbeitsschritte deutlich verkürzen.
- Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung interner oder gesetzlicher Vorgaben.
Funktionen
- Standard-Plug-Ins: Kopie, E-Mail, Wiedervorlage, Barcode, Signatur
- Einfache Erweiterung mit neuen Plug-Ins
- Auswahl der Plug-Ins änderbar
- Ausgabefunktion individuell je Dokument über smartDox Designer
- Einzel- oder Stapelausführung der Plug-Ins
- Moderne und einfache Oberfläche
- Jederzeit aktuelle Vorschau
- Mehrsprachige Oberfläche
- Touchfähig und Unterstützung von Tablets
Plug-In-Übersicht
Kopiensteuerung
Erstellen Sie beliebige Kopien Ihres Originaldokuments. Die erzeugten Kopien stehen automatisch in allen anderen Plug-Ins zur weiteren Aufbereitung und Ausgabe zur Verfügung. Alle Kopien sind mit einem Wasserzeichen versehen, welches auf dem Dokument frei positionierbar ist und dessen Text Sie individuell vorgeben.
Barcode
Nutzen Sie dieses Plug-In, um beliebig viele Barcodes auf Ihren Dokumenten aufzubringen. Die Barcodes sind frei positionierbar und können bzgl. der Größe und Rotation an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Wählen Sie aus 60 verschiedenen linearen, 2D- und Post-Barcodes das richtige Set für Ihre Dokumente. Für eine schnellere Aufbereitung können immer wiederkehrende Barcodes für bestimmte Vorgänge in Barcode-Profilen hinterlegt werden.
Signatur
Erzeugen Sie signierte PDF-Dateien, mit denen die Unversehrtheit Ihrer Dokumente verifiziert werden kann. Die Signierung erfolgt anhand eines passwortgeschützten, persönlichen oder unternehmensweit verwendeten Zertifikats. Optional können Sie einen Signaturstempel sichtbar auf dem erzeugten PDF aufdrucken lassen. Dieser ist natürlich frei positionierbar.
Druck
Mittels des Druck-Plug-Ins geben Sie die Dokumente über die im System installierten Drucker aus. Dabei können Sie für jedes Dokument separat den konkreten Zieldrucker und dessen Einstellungen konfigurieren. Sie entscheiden zudem, welche Dokumente gedruckt werden sollen und welche nicht. Alle aktivierten Druckaufträge werden dann in einem Rutsch ausgeführt.
Erstellen Sie E-Mails, die Sie über den in Ihren Einstellungen vorkonfigurierten E-Mail-Anbieter verschicken. Alle E-Mail-relevanten Angaben, wie Empfänger oder Betreff, werden über die Oberfläche des Plug-Ins vorgenommen. Entscheiden Sie, welche Dokumente Sie in welchem Format als Anhang hinzufügen wollen. Der Versand der E-Mail erfolgt dann im Hintergrund.
SharePoint
Senden Sie Ihre Dokumente an einen von Ihnen voreingestellten SharePoint-Server. Wählen Sie den entsprechenden Raum und die richtige Zielliste des SharePoints aus und übermitteln Sie in einem Rutsch alle Ihre Dokumente. Die Zielformate sind natürlich frei wählbar.
Export
Sie können das Export-Plug-In verwenden, um Ihre Dokumente auf dem Dateisystem abzulegen - lokal oder im Netzwerk. Neben dem Zielverzeichnis steht Ihnen auch hier die Option zur Verfügung, dass Quelldokument in eines der ca. 50 Zielformate zu transformieren. Dazu zählen die gängigen Word- und PDF-, aber auch verschiedene XML- oder grafik-basierte Formate.