Häufig werden Dokumente nach der Fertigstellung mit zusätzlichen Informationen angereichert, per Mail versendet, als Wiedervorlagen abgelegt oder in einer Ablage archiviert. Mit smartDox können alle Ausgabeprozesse je nach Situation oder Dokumenttyp individuell automatisiert werden. Realisiert wird dies über Plug-Ins, welche es erlauben, je nach Bedarf einzelne Ausgabefunktionen zu automatisieren oder in einem Arbeitsgang auszuführen. Das spart erheblich Zeit und nichts wird vergessen. Über eine Schnittstelle lassen sich zudem neue Plug-Ins einbinden, wodurch neue Kanäle ohne großen Aufwand zur Verfügung gestellt werden können.

Die Bearbeitung von Dokumenten erfolgt häufig über klassische Office-Anwendungen. Diese bieten viele Funktionen, die das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten deutlich vereinfachen. Für die Nachverarbeitung ist es aber oft erforderlich, dass das fertige Dokument in ein anderes Format umgewandelt wird. Für die Langzeitarchivierung muss das Dokument in einem Format vorliegen, welche eine nachträgliche Veränderung ausschließt. Je nach Freigabe von Dokumenten sollen ggf. unterschiedliche Reader unterstützt werden. Auch Druckerstraßen erfordern zumeist spezielle Formate für die Weiterverarbeitung. smartDox bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente in über 50 Formate zu überführen.

Wünschen sich die einen die Zustellung ihrer Dokumente noch in gedruckter Form über den klassischen Postweg, liegen die Vorlieben bei anderen in der elektronischen Zustellung per E-Mail. Mal in einem änderbaren Format, mal signiert, einfach als PDF, oder als Link. Zudem wird das Nutzerverhalten zunehmend durch Apps und Social-Media-Kanäle beeinflusst. Die eigentliche Herausforderung besteht aber weniger darin, bestehende Kanäle und Formate zu unterstützen. Vielmehr stellt sich die Frage, wie flexibel auf ein geändertes Nutzerverhalten reagiert werden kann. Mit den Plug-Ins für die Ausgabe können Sie die Art der Zustellung individuell auf die Bedürfnisse der Empfänger abstimmen.

Häufig werden Dokumente einfach nur für den elektronischen Datenaustausch verwendet. Die wohl bekanntesten Anwendungsfälle sind klassische Formulare in jeglicher Form. Mit smartDox lassen sich einfach beliebige XML-Daten in Dokumente und Formulare einbetten und mit Eingabefeldern in den Dokumenten verlinken. Allein die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit XRechnung und ZUGFeRD ist ein gutes Beispiel. Aber warum nur Rechnungen? Durch die konsequente Trennung von Inhalt und Daten eignen sich dazu heute auch Office-Dokumente in quasi jedem Kontext.

Lassen sich Medienbrüche bei einer automatischen Weiterverarbeitung der Dokumente oder Rückläufer nicht vermeiden, stellen Barcodes ein einfaches Mittel zur Verfügung, strukturierte Daten zu übermitteln. Für die Abbildung einfacher Informationen, von IDs bis zu komplexen Daten einer Rechnung, stehen unterschiedliche Typen von Barcodes zur Verfügung. Mit smartDox sind Sie in der Lage, Ihre Dokumente für die Nachbearbeitung mit 60 verschiedenen, frei positionierbaren Barcodes anzureichern. Diese lassen sich zudem über Steuerdaten automatisiert aufbringen.

Dokumente und deren Bearbeitungszyklen lassen sich bereits heute in automatisierte Prozesse integrieren, beispielsweise in der elektronischen Vertragsgestaltung. Das setzt allerdings voraus, dass die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente nachgewiesen werden kann. Hierfür bietet smartDox das Erzeugen von digital signierten Dokumenten. Mit der Signatur lässt sich einerseits der unversehrte Inhalt des Dokumentes bestätigen, andererseits wird verifiziert, dass ein Dokument von der erwarteten Person unterzeichnet wurde. Die Signatur lässt sich im Dokument handschriftlich oder als Bild einfügen.