smartDox Designer

Innovative Vorlagenverwaltung

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Mit dem Designer verwalten und organisieren Sie Ihre Vorlagen und Inhalte so einfach wie mit einem Baukastensystem. Ob Formulare oder Korrespondenzen - für die Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen benötigen Sie lediglich einfache Office-Kenntnisse. Erstellen Sie Vorlagen auf dem neuesten Office-Standard - ohne Programmierung. Stellen Sie Vorlagen in organisatorischen oder fachlichen Kontexten zusammen, sodass die Anwender schnell und einfach die richtige Vorlage zur Hand haben.

Wiederverwendbare Styles, Inhalte und Platzhalter machen jede Änderung an Ihren Vorlagen zu einer einfachen Aufgabe. Anpassungen am CI/CD lassen sich bei Hunderten von Vorlagen mit wenigen Klicks rasch umsetzen. So werden beispielsweise Änderungen an Textbausteinen, Styles oder Platzhaltern unmittelbar auf alle betroffenen Vorlagen und Bausteinkataloge übernommen.

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Vorteile

  • Zukunftssicher: smartDox unterstützt die neuesten Office-Features, Vorlagen und Dokumente basieren zu 100% auf dem Office-Standard (OOXML)
  • Einfache Bedienung: Einfache Office-Kenntnisse reichen aus, um auch komplexe Vorlagen mit wenig Aufwand verwalten zu können. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.
  • Zeit einsparen: Die Trennung von Design (Styles), Inhalt (Bausteinen) und Daten (Platzhaltern) ermöglicht eine einfache und schnelle Wiederverwendung von Inhalten.
  • Compliance: Tagesaktuell immer die neuesten und geprüften Inhalte und Vorlagen zur Verfügung stellen. Einhaltung gesetzlicher Regelungen. Gleichmäßige Nutzung standardisierter Inhalte.

Funktionen

  • Versionierung, jede Änderung an einer Komponente ist jederzeit nachvollziehbar
  • Terminierte Freigabe von Änderung
  • Mehrstufige Test- und Freigabeverfahren
  • Mandantenfähig
  • Verwendungsübersicht (Reporting)
  • Konsistenzprüfung
  • Import- und Exportfunktionen
  • Direkte Ansicht und Bearbeitung von Inhalten im Word (WYSIWYG)
  • Verwalten von Inhalten für unterschiedliche Office-Versionen

Intelligente Vorlagen mit smartDox

Eine Vorlage im smartDox Designer ist zunächst weniger als eine klassische Word-Vorlage (.dot*) zu verstehen. Vielmehr wird mit einer smartDox-Vorlage eine Dokumentstruktur definiert - quasi eine Aufbauanleitung für ein Dokument. Zunächst werden einzelne Bestandteile eines Dokuments als Bausteine administriert. Per Drag & Drop wird festgelegt, welcher Baustein an welcher Position erscheinen soll. Das gilt für Formulare gleichermaßen wie für Korrespondenzen. Die Vorlagen werden entsprechend der Dokumentstruktur mit den aktuellen Inhalten zusammengestellt. Styles lassen sich in einer oder mehreren Mastervorlagen zusammenfassen und so ebenfalls für Vorlagen oder Bausteine wiederverwenden. Das Word-Menü und die Backstage-Ansicht (Ribbon/CustomUI) können sowohl individuell für einzelne smartDox-Vorlagen, als auch allgemein für Mastervorlagen anpasst werden.

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Administration und Organisation

Mit smartDox hat das Vorlagenchaos ein Ende. Bringen sie schnell und einfach Übersicht in ihre Vorlagen. Stellen sie gezielt die richtigen Vorlagen, Dokumente und Textbausteine mit einfachen Mitteln einzelnen Teams, Abteilungen oder dem ganzen Unternehmen zur Verfügung. Organisieren sie dabei Vorlagen nach fachlichen oder organisatorischen Bedürfnissen.

Der Designer bietet zwei unterschiedliche Ansichten für die Verwaltung des gesamten Vorlagenbestandes. Der Workbench-Explorer bildet die Struktur der Vorlagen über Arbeitsgebiete ab. Der Objekt-Explorer zeigt dagegen alle Objekte geordnet nach Typen an.

Einfach und Intuitiv

Eine Vorlage besteht aus mehreren Komponenten. Das sind u.a. Styles, Bausteine, Platzhalter und Zusatzinformationen. Mit smartDox lassen sich Vorlagen einfach per Drag & Drop aus diesen Komponenten zusammensetzen. Inhalte, wie Textbausteine, lassen sich so einfach wiederverwenden. Änderungen an den Komponenten werden sofort für alle betroffenen Vorlagen übernommen. Der Aufwand für die Verwaltung sinkt rapide. Lernen Sie neue Möglichkeiten kennen, Ihre Vorlagen zu verwalten und nutzen Sie die Potentiale von intelligenteren Vorlagen. Alle mit smartDox erstellten Vorlagen und Dokumente basieren zu 100% auf dem Office Open XML Standard.

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Corporate Designs und Compliance

WYSIWYG - Styles und Inhalte lassen sich wie gewohnt mit Microsoft Word uneingeschränkt bearbeiten. Für die Bearbeitung von Textbausteinen kann zudem individuell die Mastervorlage geändert werden. Die gesamten Menüs im Microsoft Word (BackstageView und Ribbon als CustomUI) lassen sich je Dokument oder Vorlage so einschränken, dass nur noch wirklich relevante Funktionen angeboten werden.

Das smartDox Word Add-In ermöglicht eine einfache Einbindung von Platzhaltern als Inhaltssteuerelemente. Die Platzhalter lassen sich einheitlich formatieren und werden automatisch an XML-Daten gebunden.

Das macht das Arbeiten nicht nur einfacher und übersichtlicher. Es leistet einen wesentlichen Beitrag für die Sicherstellung eines einheitlichen Corporate Designs und der Compliance.

Design, Inhalt und Daten

smartDox nutzt moderne Funktionen aus dem Office Open XML Standard, um Ihnen die Arbeit mit Word-Dokumenten zu vereinfachen. Dazu wird zunächst eine Vorlage in deren einzelne Bestandteile zerlegt. Über den smartDox Designer lassen sich diese über die nachfolgend beschriebenen Komponenten zentral verwalten. Die Komponenten können dann nach dem Baukastenprinzip wiederverwendet werden, um neue intelligente Vorlagen zu erstellen. Nachträgliche Änderungen an einer Komponente wirken sich dann direkt auf alle Vorlagen aus, in denen diese verwendet werden - egal ob Styles, Textbausteine oder Platzhalter.

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Mastervorlagen und Mandanten

Mastervorlagen spiegeln das CI/CD eines Unternehmens wider. In ihnen werden Layouts, Logos, Styles und Formatierungen definiert. Nehmen Sie Änderungen am CI/CD mit wenigen Klicks für ihren gesamten Vorlagenbestand vor. Mastervorlagen lassen sich statisch oder dynamisch zu smartDox-Dokumentvorlagen zuweisen. Somit lassen sich beispielsweise Dokumente durch Nutzung von speziellen Mastervorlagen für unterschiedliche Mandanten verwenden. Zudem kann für jede Mastervorlage das Word-Menü und die Backstage-Ansicht separat zusammengestellt werden.

Mehrstufig freigeben und testen

Die Bearbeitung und Bereitstellung aller Elemente der Vorlagenverwaltung erfolgt im smartDox Designer über ein dreistufiges Freigabesystem. Änderungen des Entwicklungsbereichs werden zunächst auf einer Testebene zur Verfügung gestellt, auf der Vorlagen integrativ und produktionsnah getestet werden können. Erst nach erfolgter Testabnahme werden die Änderungen in die produktive Umgebung überführt. Mit einer Konsistenzprüfung wird zudem sichergestellt, dass alle von der Änderung betroffenen Komponenten zusammen in die nächste Stufe übergeben werden.

Da jede Änderung einem konkreten Arbeitspaket zugeordnet ist, kann so jede Änderung versioniert und bei Bedarf wieder zurückgesetzt werden. Die Freigabe eines Arbeitspakets kann ad-hoc oder zu einem bestimmten Termin erfolgen.

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Mehrbenutzerumgebung

Der smartDox Designer ist Multi-userfähig. Das bedeutet, dass mehrere Personen gleichzeitig Aufgaben der Vorlagenverwaltung vornehmen können. Änderungen einzelner Benutzer können dabei in Arbeitspaketen zusammenfasst werden. Durch Ein- und Auschecken von Arbeitspaketen können Komponenten für die Bearbeitung durch andere Benutzer geschützt werden. Alle freigegebenen Änderungen an einer Komponente werden benutzerbezogen versioniert.

Mehrsprachig

Alle Komponenten können bei Bedarf mehrsprachig verwaltet werden. Eine Beschränkung der Sprachen besteht nicht. Mehrsprachige Angaben können für Standardwerte und Eingabemasken, sowie für Inhalte von Bausteinen und Styles vorgenommen werden. Zudem kann festgelegt werden, welche Vorlage in welcher Sprache zur Verfügung gestellt werden soll.

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